株式会社プレコフーズ様・株式会社プレコエムユニット様導入事例

課題・解決・効果

首都圏の飲食店などを支える食品卸売。仕入先からの細やかな注文に対応する購買部門

　首都圏の飲食店、学校、病院、保育・介護施設などに、食肉や水産物、青果物、冷凍食品など食品全般を卸売りしてきたプレコフーズ。日本最高クラスの衛生管理システムを有する同グループの中で、主に食肉や冷食加工品を扱っているのがプレコエムユニットだ。その強みについて、プレコエムユニット 購買部 事務課 係長の永峰良氏は「独自の配送網」と「肉の加工技術」を挙げる。
「各センターに自社の配送車を持っており、まとめての配送や小分けの納品にも対応しています。また、細かなニーズにも応じられる肉の加工なども手掛けており、お客さまの手間を省くための企業努力を続けています」（永峰氏）
　このように同社では、一度に大量の食材を扱うのではなく、小さなロットで日々取引することが多く、こうしたきめ細かな対応を支えるには、日々の購買業務を正確かつ円滑に進める仕組みが求められる。
「以前は拠点数も少なく、仕入先への発注手配から納期回答の受領、入荷時の検収、支払い明細の作成から請求まで、一連の業務を人の手で行っていました。しかし拠点数が増えたことから手作業の限界を感じるようになったのです」（永峰氏）
　この問題を解決するために2017年に購買Web-EDIを導入。これにより、紙ベースだった作業の電子化を果たしていた。

膨らむデータ量、繁忙期のシステム負荷。旧システムに募る運用課題が顕在化

　グループ各社のITシステムを担うプレコフーズ 情報システム部 主任補の秋山基氏は「旧購買Web-EDIは紙からの脱却を重視して構築しましたが、実際に使ってみるといろいろな運用上の課題も浮かび上がってきたのです」と振り返る。
　旧購買Web-EDIと基幹システムの間では、データのダウンロードとアップロードを手作業で行っていた。当時、発注データは1日20数回、納期回答データに至っては1日100回以上手動での作業が必要だった。1回の作業は数分とは言え、積み重なれば膨大な時間が費やされる。さらには大量のデータがサーバーに蓄積することで、アップロードに支障が生じることもあった。
「サーバー容量に余裕がなくなった際には、データの消去などをベンダーに依頼して容量を確保するといった対応をしていたためコストがかかっていました。また、繁忙期には複数の担当者によるデータのアップロードが重なることもあり、サーバーが処理しきれずデータが失われたり、発注したはずのデータが実は反映されていなかったりするといったトラブルも生じていたのです」（永峰氏）
　そのような折、2025年に旧購買Web-EDIの保守メンテナンス期限が切れるという通知が届いた。新バージョンへの移行を提案されたが、旧購買Web-EDIにはさまざまなカスタマイズが施されており、移行すれば改めてカスタマイズの費用が必要となる。そこで、他社のサービスを含めて幅広く検討した結果、採用されたのが、JSOL-EDIサービス「J's 購買Web」だった。

「今のやり方は変えたくない」。現場の声を反映した選定

　新たなWeb-EDIサービスの検討にあたっては、永峰氏は「操作性をあまり変更せずに移行したいという思いがありました。その中で、『ほぼ同じ形での移行が可能です』と提案をしてくれたのがJSOLでした。当時の課題を伝えた際、『操作性を変えずに新機能を搭載できる』との回答をいただきました」と語る。
　選定の際に印象的だったのは、旧購買Web-EDI導入時にも関わったベテラン事務担当者からの高評価だったと永峰氏は言う。
「JSOLの提案を聞きながら『操作感はそのままなのに、こんな機能も追加できるのですか』と終始笑顔で質問を重ねていました。最後にはその事務担当者より『ぜひJSOLにしてください』と念を押されたほどです。長年、購買業務を知り尽くしたベテラン担当者からお墨付きをもらえたことは、大きな安心材料になりました」（永峰氏）
　秋山氏は、導入の容易さとコストを選定理由に挙げる。他社の提案では大幅なカスタマイズを必要とされたり、一部の機能が実現不可能とされたのだが、JSOLの提案は購買業務用のテンプレートを用いるため、一部の簡単なカスタマイズのみで、現行の機能全ての対応ができるというものだった。また、ランニングコストが低い点も有利で、カスタマイズやサーバー更改によるランニングコストの影響が少なく、長く利用しやすいシンプルな料金体系であった。
　こうした評価を経て、2024年12月に採用が決定し、2025年10月に稼働が始まった。サービス移行における最大の懸念は旧購買Web-EDIからのデータ移行だったが、JSOLとの要件確認を詳細に重ね、現行データを「J's 購買Web」へ確実に移行できたことを確認した上で、旧Web-EDIサービスを止めるという方法を採用した。

基幹システムとの自動連携をはじめとする新機能追加で、担当者の負担軽減

　基幹システムとの自動連携機能により、1日100回以上のアップロード・ダウンロードを行う作業を削減できた。さらに、以前は「ダウンロードしたがアップロードを忘れた」といったミスを避けるために、担当者間の相互チェックが欠かせなかったが、自動連携によりヒューマンエラーのリスクは解消された。
　他にも担当者の負担を減らす機能を多く追加した。例えば、発注時および検収時のアップロードの際に、それぞれ仕入先へ自動でメールを送る仕組みだ。従来は、メール送信は発注時のみだったため、検収時には、多い日で1日約30社に確定を促す電話をかけていた。その作業もほぼ不要になったという。
　同社では、仕入先の倉庫や冷蔵庫から荷物を引き取って各センターへ納品するサービスを行っているが、以前はどこから出荷するかをメールやFAXなどで別途やり取りしていた。「J's 購買Web」では納期回答の画面上で冷蔵庫を選択できるように機能を追加している。また、食品卸では返品や廃棄も発生するが、その際には仕入先に承認を得る必要がある。旧購買Web-EDIでは、コメント欄の文字数制限があったため、メールを用いてやり取りをする必要があった。「J's 購買Web」では、コメント欄の文字数を増やしている。
これらの業界特有で求められる機能や、さまざまな業務上の不便さについても、要件定義でのヒアリングを経て、「J's 購買Web」で解消する仕組みを用意。細かな仕入先とのやり取りが全てWeb画面上で完結できるようになり、大幅な業務改善を実現できている。

取引先に「何が変わったのか？」と聞かれるほどの円滑な移行

　システムの安定性も大きく向上した。毎日約1,400件の検収データをアップロードしているが、以前は大量のデータを一度にアップロードすると途中で止まってしまうため、4、5回に分けてアップロードしていた。移行後、試しに1,700件のデータを分割せずに一括アップロードしたところ、エラーが発生することもなく、「あっという間に自動アップロードが完了しました。思わず、その場の全員で拍手をしてしまいました」と永峰氏は振り返る。
　電子帳簿保存法への対応についても、経理および法務の担当者からの要請を受けてJSOLに相談したところ、JSOLが提供するオプションサービスを導入することとなった。以前のデータも含めて過去のデータを全て移行し、12年間の長期保存が可能になっている。
　一般に、EDIサービス更改の際には、取引先向けに操作説明会を開くことが多いが、このプロジェクトでは極力現行システムで利用している機能をそのまま作り込んだため、説明会は行っていない。システム変更の件は取引先に伝えているが、「仕入先に負担をかけずに移行できました。仕入先から、どこが変わったんですかと聞かれるくらいです」と永峰氏は笑った。
　今後は基幹システム側の刷新も視野に入れており、それに合わせてEDIの改修が必要になる可能性があるという。
「業務は時代と共に変わっていくものなので、EDIも対応しなくてはいけません。将来を見据えてEDIに何の機能を加えてどう活用していくか、JSOLと一緒に常に検討していきたいですね」（永峰氏）