ソリューション

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経費精算・会計(さくっと経費/会計テンプレート)

多くの企業の経費精算プロセスは「生産性の問題」と「ガバナンスの問題」が複雑に絡み合い、コスト削減の大きな阻害要因となっています。

生産性の問題
(1)経費規定の理解が不十分であることから発生する悪意なき規程違反の発生(チェックの負荷)
(2)部署によって承認プロセスが異なるなどの例外の存在(個別ルールの乱立)
(3)手入力が多いことから、入力の手間が発生、また入力ミスを誘発(入力/チェックの負荷)

ガバナンスの問題
(1)費用発生時に精算伝票が現場から回ってくるが、そもそもの支払に対する妥当性が不明確
 (事前申請や事前稟議との関連が不明確)

JSOLでは、経費精算システムの導入により、「ガバナンスの強化」と「生産性改善」という、相反するテーマを両立させ、コスト削減効果を享受可能とするソリューションを提供します。

ソリューション内容・手法

JSOLの業務ノウハウを凝縮した、直感的な操作感で従業員の経費精算や出張精算処理、請求書処理など、支払に関する業務プロセスを効率化します。
また、出張申請や事前の稟議書などと連携することにより、支払に関する妥当性の確認を可能とします。さらに、SAP S/4HANA およびERP、Biz∫をはじめとする各種会計システムと組み合わせるとより効果を発揮します。

1. 業務ノウハウを凝縮したテンプレート
多数の導入実績で培った業務ノウハウを集約した「さくっと経費・さくっと会計」テンプレート。複雑な画面入力を解消し、直感的な操作機能を提供します。SAPに準拠した画面項目・各種チェック機能の提供、マスター/伝票データ連携、乗換案内システムやBTM(ビジネストラベルマネジメント)との連携に対応。一からの開発に比べ、短期間かつ低コストで導入が可能です。

2. 支払そのものの妥当性の確認支援
費用発生時に、事前に申請した出張申請や稟議書と関連づけて精算することが可能です。そのため、支払そのものについての妥当性確認が容易になります。また、申請した精算伝票は最低7年間保持を前提としているため、計画時の金額と精算時の金額の乖離のトレースや、発生した差異に関する分析などに利用することも可能です。

3. フローの共通化/内部統制強化の実現
経費精算システム構築時には、承認フローの整理を行いながら具体的な承認プロセスを決定していきます。その活動を通して、ローカルルールの見直しや、全社共通の承認フローを実現します。
また、システムの機能により、入力条件(目的、金額)に応じた承認フローの制御、承認証跡の取得を実現し、内部統制の強化を支援します。

4. ICカード連携、RPA対応など豊富な連携オプション
ICカード連携/電子帳簿対応/スマートフォン対応/RPA連携/AI-OCR連携/ルールエンジン連携など、顧客要望に応じた豊富なオプション群をご利用可能です。

システム全体図

外部支払ソリューション全体図

(※1)会計システムマスタ/仕訳データ連携を実現します。

(※2)JSOLのノウハウを凝縮した業務テンプレートにより、複雑な画面入力を解消、直感的な操作で経費精算が可能です。

(※3)アプリケーションプラットフォーム「intra-mart」を利用します。

機能概要

さくっと経費

    • 仮払申請
    • 事前に概算で支出する費用の申請を行うことができます。
    • 出張申請
    • 出張前に、出張に関する内容の承認を受けることができます。出張にかかる費用の仮払申請も同時に可能です。出張に関連してチケットや宿泊施設の手配が必要な場合は、ビジネストラベルマネジメントシステムと連携して手配をかけることが可能です。
    • 一般経費精算
    • 営業活動や管理業務の中で発生した費用を精算することが可能です。精算方法としては、立替精算もしくは仮払精算から選択できます。
    • 国内出張精算
    • 国内出張に伴う交通費/日当/宿泊費/その他経費を一緒に精算することが可能です。精算方法としては、立替精算もしくは仮払精算から選択できます。
      日当/宿泊費については国内旅費規程に従った金額を自動で算出し、交通費や宿泊費の精算については、乗換案内システムや、ビジネストラベルマネジメントシステムの実績と連携して精算することが可能です。
    • 海外出張精算
    • 海外出張に伴う交通費/日当/宿泊費/その他経費を一緒に精算することが可能です。精算方法としては、立替精算もしくは仮払精算から選択できます。
      日当/宿泊費については国内旅費規程に従った金額を自動で算出し(国内の旅費規程とは別で定義可能)、交通費や宿泊費の精算については、乗換案内システムや、ビジネストラベルマネジメントシステムの実績と連携して精算することが可能です。
    • その他機能
    • 承認済の仮払申請や出張申請があるにも関わらず、まだ精算申請がされていない場合に、ログイン後の画面にその情報表示することで、精算を促すことができます。

テンプレート画面

JSOLテンプレート画面サンプル 図説 仮払申請 一般経費精算 出張計画 国内出張精算 海外出張精算 請求書精算 振替伝票 一般債権

対象業種

  • 医薬業

実績

業種:製薬業
製薬業
T社様

プロジェクト名称

基幹システム再構築プロジェクト

導入背景・狙い

基幹システムの再構築と合わせて、フロント側も再構築を実施。リプレースタイミングで承認権限を見直すことで業務の標準化。各種チェックのシステム化による業務の効率化アップ。

導入内容・特徴

テンプレートが持つ経費・会計領域以外に、購買・固定資産領域の機能も同じ環境に構築。購買依頼→発注→検収/返品といったプロセスを購買依頼時の申請番号に紐づけて行うことで、業務のシームレスな連携を実現した。
経費・会計領域については、稟議番号と紐づけることで、支払の妥当性を担保。

導入効果

当初は担当者が運用で確認をおこなっていた各種チェックをシステム化することで業務効率や正確性を向上。また承認権限の見直しにより、複雑なフローが簡素化され申請〜支払いまでの期間の短縮が実現。複数部門が関係する購買業務においては、プロセスの連携により、発注状況や検収状況の確認が、関連する他部門でも可能となった。

※導入実績多数。

業種:板金機械
製造業
A社様

プロジェクト名称

グローバル経営基盤構築プロジェクト

導入背景・狙い

持ち株会社制移行による新たな改革の推進を果たす上で、IFRS対応と国内基幹システムの刷新、および拡張性と柔軟性とタイムリーな情報提供力を持ったグローバル経営基盤の構築を決定 上記を実現するための新基幹システムとしてSAP S/4HANAを採用。会計のみならず、販売、在庫管理を含んだバージョン1511を国内で先駆けて利用。

導入効果

・グローバルSCM構築による商品統括機能向上とビジネス機会損失の低減。
・国内外のSCM/経営管理情報の一元化と視える化を実現し、タイムリーな経営の意思決定へ貢献。
・ロジスティックスの情報を元にしたリアルタイム連携による業務効率化、決算早期化を実現。
・IT運用コスト削減。
・経費精算機能にS/4HANAのフロントとして本テンプレートを導入、開発標準化・部品の再利用による開発効率化と将来に渡るTCOを削減。

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